TERMINOS Y CONDICIONES DEL USO DEL SOFTWARE FENIXCRM COMO SERVICIO (SaaS)

Bienvenidos. FENIXCRM es un servicio de administración de Software en línea, diseñado especialmente para pequeñas y medianas empresas y/o contadores, según la modalidad que usted suscriba como USUARIO, dentro de las condiciones de uso, alcances y limitaciones que aquí se describen. Por esta razón, como USUARIOS deben leer detenidamente este documento, entenderlo y aceptarlo para usar el Servicio, pues son condiciones vinculantes y aplican desde el momento en que FENIXCRM le proporciona acceso al Servicio. Al registrarse para utilizar el software o al utilizar el servicio, EL USUARIO reconoce que ha leído y comprendido estos términos y que tiene la autoridad para actuar en nombre de la persona para la cual está utilizando el software o el servicio, de manera que exonera a FENIXCRM, en caso de no haber leído las presente condiciones del servicio y/o de no contar con la autoridad suficiente para aceptar estas condiciones.

Las condiciones pueden variar o ser modificadas a lo largo del tiempo, es obligación del USUARIO asegurarse de revisar y aceptar las condiciones más recientes disponibles en el sitio web de FENIXCRM (www.Fenixcrm.com) o incluidas en El Software para su conocimiento y consulta.

Salvo estipulación en contrario, estas condiciones entrarán en vigencia inmediatamente se publiquen.

1.- DEFINICIONES

1.       "Acuerdo": Significa las condiciones contenidas en este documento.

2.       “Aliado”: Contador titulado que adquiere a su nombre una suscripción o varias del servicio vinculado al aplicativo, para uno o varios usuarios invitados.

3.       “Aplicativos FenixCRM”: Significa FENIXCRM según la modalidad que usted suscriba como USUARIO. También se usa en singular, cuando se refiere a uno solo de los aplicativos.

4.       “Cargo”: Se refiere a la tarifa (sin incluir impuestos y tasas) pagadera por el USUARIO de acuerdo con la modalidad que usted suscriba como USUARIO y el Programa de tarifas, para tener acceso al servicio.

5.       "Datos": Significa cualquier información ingresada por usted o sus dependientes, con su autoridad en el Software. También se usa la expresión “Data”.

6.       “Derecho de Propiedad Intelectual”: Significa cualquier patente, marca de productos o de servicios, nombre de dominio, nombre comercial, derechos de autor (derecho patrimonial o derecho moral), modelo o diseño, know-how y cualquier otro derecho de propiedad intelectual (de propiedad industrial o derechos de autor), reconocido legalmente, independientemente que esté registrado o no.

7.       “El Software”: Herramienta en la, suministrada por FENIXCRM, para el servicio objeto de este contrato. Es sinónimo de “Aplicativo” o “Aplicativo de FenixCRM”.

8.       "Información confidencial": incluye toda la información de relevancia contable, tributaria, comercial, estratégica, técnica o legal, intercambiada entre las partes de este Acuerdo, ya sea por escrito o en forma electrónica u oral (en este último caso, siempre que se confirme en un soporte físico), sin incluir información que es, o llegue a ser públicamente disponible, que no sea a través de la divulgación no autorizada por la otra parte. La información confidencial debe ser anunciada como tal al momento de ser remitida por una de las partes a la otra.

9.       "Servicio": significa la prestación a cargo de FENIXCRM para que los suscriptores accedan al uso de los Aplicativos o Aplicativos FenixCRM en línea, a través del sitio web.

10.   “PRODUCTOS Y SERVICIOS COLOMBIANOS ASESORES LTDA” o “PROSERCOL ASESORES LTDA”: sociedad comercial legalmente existente y constituida, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá, Colombia, con NIT 900.269.400-3; matrícula mercantil No. 01874720 de la Cámara de Comercio de Bogotá, significa la empresa que provee el servicio, responsable del software. También se usa en este documento como “nosotros”.

11.   "Sitio web": significa el sitio de Internet en el dominio www.FenixCRM.com, o cualquier otro sitio operado por FENIXCRM para la prestación de los servicios de que trata este Acuerdo.

12.   ”Suscripción”: Significa su decisión expresa o tácita como USUARIO de adquirir o usar los servicios de FENIXCRM . El uso que usted haga como USUARIO del servicio de los aplicativos de FenixCRM implica un acto de suscripción del servicio.

13.   “Suscriptor”: Se refiere al USUARIO del software o del servicio. Salvo acuerdo expreso en contrario la facturación por el servicio será hecha a nombre del Suscriptor.

14.   “Tarifas”: significa la información relacionada con el valor de las suscripciones, que se reflejará en la facturación establecida según la modalidad que usted suscriba como USUARIO.

15.   "Usted": significa el Suscriptor o USUARIO del Servicio. El USUARIO está siempre identificado plenamente en la factura de venta. También se usa “tu” o “su”.

16.   “Usuario Invitado”: Significa cualquier persona o entidad, que no sea el Suscriptor, que utiliza el Servicio con la autorización y bajo la responsabilidad del Suscriptor y/o del administrador de la aplicación en forma periódica o de vez en cuando.

17.   “Usuarios”: significa bien el USUARIO y los usuarios invitados. En general toda persona que dentro de las presentes condiciones tiene acceso a los aplicativos o al Servicio.

2.- USO DE SOFTWARE FENIXCRM

PROSERCOL ASESORES LTDA. le otorga el derecho de acceder y utilizar el Servicio a través del sitio web con las funciones de usuario disponibles para usted. Este derecho es exclusivo, es intransferible, y está limitado y sujeto a lo prescrito en este documento y a sus modificaciones. Usted reconoce y acepta que es el responsable del uso del Servicio, y el responsable de todos los Usuarios Invitados. Como Suscriptor usted decidirá qué

acceso o nivel de acceso (permisos) tendrán sus diferentes usuarios, y deberá asegurarse de que todas las personas que usan el aplicativo conocen, cumplen y aceptan estos términos.

El presente Acuerdo entre el Suscriptor y PROSERCOL ASESORES LTDA describe los términos de uso y los alcances, condiciones y limitaciones de los servicios de El Software, prestados bajo la modalidad “software como servicio” (SaaS) de acuerdo con el tipo de suscripción.

El tipo de servicio puede ser bajo diferentes modalidades, bien para que El Usuario lleve sus procesos administrativos, productivos, y/o contables con funciones transaccionales o bien para que los contadores lleven la información contable de sus clientes (usuarios finales), pero sin funciones transaccionales, o bien para otras funcionalidades o modalidades definidas actualmente o que se definan en el futuro.

Si el servicio se adquiere para proporcionar servicios a otros, usted debe asegurarse de que está autorizado a hacerlo y que todas las personas para quienes se prestan servicios conocen todos los términos de este documento, sus modificaciones, para efectos de su cumplimiento.

Por la modalidad de contratación (SaaS) EL USUARIO tendrá acceso al servicio suministrado por PROSERCOL ASESORES LTDA. bajo el tipo de suscripción definido por EL USUARIO. EL USUARIO tendrá acceso al servicio en la medida que mantenga el contrato vigente y a paz y salvo. No tendrá instalado el software en sus máquinas. En caso que EL USUARIO no continúe o no quiera continuar con los servicios podrá bajar su información a archivos planos para no perder la información.

PROSERCOL ASESORES LTDA, asigna un serial para cada USUARIO, el cual definirá la modalidad, el número de usuarios y módulos adquiridos, sus características y descripción se encuentran detalladas en la página web de FenixCRM.com. EL USUARIO reconoce haber comprendido las características y funcionalidades del aplicativo contratado y que este, siendo genérico, satisface las necesidades para las cuales suscribió el servicio pues se adecúa aceptablemente a las necesidades y procesos propios de su negocio.

3.- ACEPTACIÓN DE TÉRMINOS:

Para la utilización de los servicios de FenixCRM , EL USUARIO debe aceptar expresa o tácitamente los términos y condiciones del presente documento que también se encuentran en la página web www.FenixCRM.com, de modo que para la utilización del servicio cada vez que se produzca una actualización de El Software, EL USUARIO debe leer, comprender y aceptar los nuevos términos y condiciones: se entenderá que EL USUARIO ha aceptado los términos de este contrato si hace uso de los servicios de cualquiera de los aplicativos o funcionalidades de FenixCRM, con el pago de la factura.

En caso de una actualización de versión o un ajuste, cambio de software o de empaquetamiento, o de sistema operativo, o de plataforma, adición de módulos, funcionalidades o usuarios autorizados, es probable que estas condiciones cambien.

4.- APLICATIVOS DE FENIXCRM:

PROSERCOL ASESORES LTDA provee una serie de servicios de software prestados en la modalidad de "SaaS", a través de diferentes módulos, que usted escogerá al momento de suscribir el servicio. La descripción de las condiciones específicas de uno u otro tipo de servicio según el tipo aplicativo seleccionado por el USUARIO se encuentra en la página web www.FenixCRM.com.

5.- OBLIGACIONES DE LAS PARTES:

5.1.- EL USUARIO se obliga a:

a)     Entregar información adecuada y veraz en el momento de suscripción de los servicios.

b)   Tener la facultad de celebrar este contrato en representación de la persona jurídica o natural que utiliza los servicios de FenixCRM .

c)   No permitir el uso de los aplicativos o del servicio a personas distintas del USUARIO (salvo que se trate de usuarios Invitados), o a un USUARIO distinto al que adquiere el servicio, y no venderá, ni revenderá, ni arrendará los aplicativos o los servicios, ya que son para uso exclusivamente del USUARIO.

d)    Mantener actualizada la información, modificando cuando sea necesario cualquier cambio de estado de alguno de los datos proporcionados en la inscripción inicial.

e)     No entregar información que corresponda a terceros, no entregar información inadecuada, que afecte las disposiciones sobre datos personales, que viole derechos de autor o de terceros, marcas u otros derechos de propiedad intelectual, convenios de confidencialidad, no usar los servicios FENIXCRM en actividades que tengan que ver con la explotación sexual, pornografía, proxenetismo, turismo sexual y demás formas de abuso sexual, imágenes o videos con menores de edad, material que haga apología a la violencia, proselitismo armado o actividades de personas o grupos al margen de la ley, o que atenten contra los usos honestos. En caso contrario PROSERCOL ASESORES LTDA podrá decidir unilateralmente la terminación del servicio de manera permanente.

f)   Responsabilizarse por la clave de acceso y/o la administración de las claves que asigne y mantenerlas bajo confidencialidad y notificar a FENIXCRM de inmediato si se produce dicho acceso o uso no autorizado del servicio. Usted es responsable por todas las actividades que se realicen con su cuenta de usuario.

g)      Pagar el precio pactado a FENIXCRM del aplicativo adquirido, así como todos aquellos cargos que se desprendan de la ejecución del presente contrato o de

requerimientos del USUARIO. EL USUARIO no podrá excusarse del pago de las sumas a su cargo con el pretexto de no estar usando el aplicativo ya que las tarifas se basan en los servicios adquiridos por el tiempo contratado y no en su uso real; tampoco podrá excusarse cuando haya incumplido cualquiera de las obligaciones a su cargo y/o con el argumento de supeditar el pago al avance de la implementación de FENIXCRM, pues esta depende del mismo USUARIO. Los reportes de calidad no exoneran del pago pactado al USUARIO, pues están comprendidos dentro de los servicios y la garantía a cargo de FENIXCRM.

h)    Asegurarse de haber leído, comprendido y aceptado los términos más recientes disponibles en el sitio web o al acceder al servicio. Al registrarse para utilizar el software o el servicio, EL USUARIO reconoce que ha leído y comprendido estos términos y que tiene la autoridad para actuar en nombre de cualquier persona para la que esté utilizando el software o el servicio. En caso que el USUARIO no las acepte o las rechace expresamente, no estará obligado a contratar la nueva vigencia del servicio, pero FENIXCRM tampoco estará obligado a prestar los servicios contratados, ni a prestar servicio alguno, y la garantía solo se mantendrá vigente hasta el vencimiento del último periodo renovado.

i)    Contar con mecanismos de protección y detección de virus, e información no deseada, ya que FenixCRM no responderá por daños o perjuicios derivados de unos u otra.

j)   EL USUARIO debe poseer los dispositivos de cómputo requeridos y su respectiva conexión a Internet (según requerimientos técnicos mínimos recomendados por PROSERCOL ASERORES LTDA., en la página web www.FenixCRM.com, aunque estos requerimientos técnicos pueden ser modificados en cualquier momento por cambios tecnológicos, actualización de versiones, nuevas funcionalidades, etc. EL USUARIO es responsable por la adquisición y mantenimiento de dichos equipos y de asegurar la conectividad adecuada a internet para lograr un correcto funcionamiento del servicio.

k)     No infringir los derechos propiedad intelectual de FENIXCRM sobre las marcas, nombres y los aplicativos. En este orden de ideas, usted no podrá, a título enunciativo, más no limitativo:

·         (i) intentar socavar la seguridad o la integridad de los sistemas o redes informáticos de FenixCRM o, cuando los Servicios están alojados por un tercero, los sistemas informáticos y las redes de terceros;

·         (ii) utilizar los Servicios de manera que pueda afectar la funcionalidad de los mismos o el Sitio web u otros sistemas utilizados para prestar los Servicios, o afectar la capacidad de cualquier otro usuario para utilizar los Servicios o el Sitio web;

·         (iii) intentar obtener acceso no autorizado a ningún material que no sea el que le ha dado permiso expreso para acceder o al sistema informático en el que se alojan los Servicios.

·         (iv) transmitir o ingresar al sitio web archivos que puedan dañar los dispositivos informáticos o software de otra persona, contenido o material o Datos en violación de cualquier ley (incluidos datos u otro material protegido por habeas

data, derechos de autor o secretos comerciales) que no tiene el derecho de usar); o

·         (v) intentar modificar, copiar, adaptar, reproducir, desensamblar, descompilar o aplicar ingeniería inversa a El Software o los programas informáticos utilizados para prestar los Servicios u operar el Sitio web, salvo que sea estrictamente necesario para utilizar cualquiera de ellos para el funcionamiento normal.

l)  Contar con planes de contingencia que le permitan afrontar cualquier inconveniente que se pueda presentar con la información, independientemente de que el inconveniente sea o no de la responsabilidad de PROSERCOL ASESORES LTDA.

m)      Las demás que se desprendan de las anteriores o que se consignen en este documento o en cualquier adenda o modificación al mismo.

5.2.- FENIXCRM, por su parte se obliga a:

a)   Habilitar el servicio contratado, para operar bajo la modalidad de Software como Servicio (SaaS), de acuerdo al tipo de Servicio y con acceso al número limitado de usuarios expresamente facturados y cancelados por el USUARIO al momento de la suscripción del servicio.

b)    Asignar una clave genérica de acceso para el servicio, que EL USUARIO deberá modificar y administrar, así como los niveles de acceso a sus funcionarios, de forma segura para los servicios.

c)   Brindar la capacitación y servicios de seguimiento de manera PRESENCIAL y dado caso Virtual sobre la utilización de FenixCRM.

d)   Mantener el acceso del USUARIO las guías o video de uso de El Software a través del portal de clientes en la página web de FenixCRM.

e)  Brindar garantía sobre El Software en los términos y condiciones que se expresan en este documento.

f)      Hacer permanentemente monitoreo en la red, sistemas y elementos de comunicación y trabajo de los aplicativos de FENIXCRM, para efectos del servicio, de la medición de la usabilidad del mismo y/o con fines estadísticos o para efectos internos.

g)    Recibir las experiencias con FenixCRM, comentarios, sugerencias o ideas sobre El software y sobre el servicio o mejoras de uno y otro que le envíen los usuarios, aunque FenixCRM no está obligado a aceptarlos o incluirlos en El Software o en el Servicio. No obstante, FenixCRM se reserva el derecho de usar libremente, de cualquier manera, incluso en futuras modificaciones de los productos o servicios, publicidad o materiales de marketing, las experiencias de los usuarios con El Software o El Servicio, los comentarios, sugerencias e ideas que EL USUARIO proporcione en desarrollo o con ocasión del uso de El Software o aplicativo o funcionalidad objeto del servicio, sin

reconocer derecho, compensación o propiedad alguna al USUARIO que los envía sobre unos y otra. Si EL USUARIO envía dichos comentarios, sugerencias o ideas a FenixCRM, se entiende que con ello otorga permiso a FenixCRM para usarlos, así como la información sobre su experiencia con FenixCRM para ayudarnos a brindarle y mejorar los servicios a que hace referencia este documento.

h)   Brindar a los usuarios activos y a paz y salvo servicios de soporte, mantenimiento y garantía de manera Presencial y dado caso virtual, sobre El Software y sobre el Servicio.

5.3.- TERMINACIÓN DEL CONTRATO. Son causales de terminación del contrato: (a) Cualquiera de las partes tendrá la opción de finalizar el servicio sin que genere ningún tipo de indemnización, dando un preaviso de terminación de treinta (30) días. En cuyo caso si el Usuario desiste del contrato y tratándose de una aplicación tipo SAAS (Pago por consumo), deberá estar al día en pagos hasta el último día de uso. (b) La imposibilidad de ejecución por fuerza mayor o caso fortuito que impidan la prestación de futuro cumplimiento de cualquiera de las partes, circunstancia que debe ser comunicada por escrito a la otra en forma inmediata. (c) La disolución de la persona jurídica del usuario, su concurso liquidatario o liquidación obligatoria, o los embargos judiciales a sus bienes cuando a juicio de EL LICENCIANTE afecten de manera grave el desarrollo del contrato. d) El incumplimiento de cualquiera de las obligaciones, del contrato.

6.- EXCLUSIONES O LIMITACIONES

Además de todas aquellas otras circunstancias que se definen en el texto de este documento, sus adendas y modificaciones, FENIXCRM excluye del servicio o de sus responsabilidades lo siguiente:

a)   FENIXCRM brinda servicios Presenciales en la ciudad de Bogotá, no brinda servicios presenciales para otras ciudades salvo que contraten soporte técnico presencial cotizado según el caso. Los servicios que se brindan virtuales o remotos, a través de los distintos canales de comunicación que provee a LOS USUARIOS y de la conexión de internet con que cuenta EL USUARIO.

b)     FENIXCRM no da soporte, ni asesoría en redes, sistemas operacionales, internet, hardware y/o software distinto a los aplicativos PROSERCOL ASESORES LTDA. salvo que se contrate dicho servicio.

c)   FENIXCRM no proporciona servicios o asesoría contable, financiera, administrativa, legal, laboral, impositiva, u otros servicios profesionales salvo que se contraten. Estos servicios deberán ser adquiridos a través de un profesional competente, bajo la total y exclusiva responsabilidad de EL USUARIO, ya que EL USUARIO es el único responsable de cumplir con todas las leyes contables, impositivas y de otro tipo aplicables a su negocio u objeto social. También será responsabilidad de EL USUARIO verificar los informes y procesos corridos a través del software o del servicio, para validar y salvaguardar la información, en forma periódica, mediante revisiones de soportes, cruces de información y/o auditorias. FENIXCRM no acepta ni autoriza las recomendaciones que en sentido contrario a esta cláusula hagan sus empleados y/o funcionarios.

d)    PROSERCOL ASESORES LTDA se reserva el derecho de no renovar los servicios al vencimiento del periodo contratado, o modificar o inhabilitar algunas funcionalidades o servicios en cualquier momento, cambiar o descontinuar productos o servicios, en todo o en parte, sin que haya lugar a pago de indemnización o contraprestación alguna. Si por la modificación introducida EL USUARIO desiste de seguir usando el servicio, podrá manifestarlo así a FenixCRM.

e)   En ningún caso FenixCRM prestará o habilitará el servicio para el USUARIO que tenga en mora el pago de la factura o, en general, el pago del servicio. EL USUARIO en consecuencia, acepta esta condición, y exonera a FenixCRM en caso de inconvenientes o afectaciones por esta causa.

f)  Las obligaciones que FenixCRM adquiere con EL USUARIO serán siempre de medio y no de resultado. FenixCRM no acepta una condición diferente a esta, ni promesa alguna de cualquiera de sus funcionarios que garantice al USUARIO un resultado especifico a través del servicio a que hace referencia este documento.

PROSERCOL ASESORES LTDA provee un servicio idóneo y de calidad, la responsabilidad con el ingreso, administración, interpretación o uso de la información es del USUARIO, así como la administración de claves de usuarios, los sistemas operativos, la red, las aplicaciones o el(los) software desarrollado(s) por terceros que puedan interactuar o no con FenixCRM, las bases de datos, el hardware, la conexión a internet y en general los equipos o software del USUARIO. EL USUARIO dispone de herramientas y funcionalidades en El Software que debe usar o administrar bajo sus propios criterios, sin hacer responsable a FenixCRM por el uso, el no uso, o el abuso que le den sus propios usuarios a aquellas o a la información almacenada en El Software. En algunos casos los usuarios deberán correr procesos paralelos, de verificación o complementarios en herramientas distintas al El Software para validar o incorporar el resultado en el mismo.

g)      PROSERCOL ASESORES LTDA se reserva el derecho de cancelar en cualquier momento el servicio a aquellos usuarios que a su criterio estén realizando operaciones peligrosas, ilegales o inadecuadas, en contraindicación de lo estipulado en este documento, sus adendas o modificaciones, y que pongan o puedan poner en riesgo la operación de la plataforma o la información de los demás usuarios del sistema, y/o de terceros.

h)   PROSERCOL ASESORES LTDA se reserva también el derecho de cancelar en cualquier momento el servicio a aquellos usuarios que se vean relacionados en lista Clinton, listas de sanciones de la OFAC o UIAF o que no respeten las disposiciones del SARLAFT o similares, o en reportes a centrales de riesgo, o afectados con alguna sanción penal, administrativa o fiscal, cuando a juicio de FenixCRM cualquiera de estos reportes o situaciones puedan afectarla directa o indirectamente.

7.- TARIFAS Y CARGOS:

DURACIÓN Y PRECIO

La presente Licencia de uso tiene una duración 12 meses podrá ser usada desde 1 un usuario. Comenzará en el momento de la firma del contrato, pudiendo extinguirse en cualquier momento de conformidad con el presente Contrato.

Si en el futuro de requerir adicionar usuarios administrativos o usuarios externos se adiciona tabla de valores que también incrementaran costos anualmente según IPC del año inmediatamente anterior:

El USUARIO se compromete a pagar a PROSERCOL ASESORES LTDA por los derechos de uso de la Licencia un pago único anual o dos (2) semestrales o Mes a mes de acuerdo con los planes y modalidades adquiridas.

Por ser un servicio de alojamiento en la nube es excluido de IVA y se actualizara de forma automática si en un futuro alguna reforma tributaria lo dispusiera de forma diferente.

Los servicios ofrecidos por PROSERCOL ASESORES LTDA son prestados en diferentes planes o modalidades. Las suscripciones pueden ser cargadas a su tarjeta de crédito, canceladas por internet o pagadas a través de los medios electrónicos habilitados por PROSERCOL ASESORES LTDA para tal fin, de acuerdo al plan, la cantidad de usuarios solicitados y el periodo seleccionado.

El precio total pactado, los factores del mismo y la forma de pago son los que se determinan en la factura de venta que emitirá PROSERCOL ASESORES LTDA y remitirá al USUARIO, la cual se entiende aceptada si no es devuelta u objetada por EL USUARIO dentro de los 2 (dos) días calendario siguientes a su recibo y, de todas maneras, se entiende aceptada si se recibe el pago o algún abono sobre ésta. La factura reflejará los servicios suscritos por EL USUARIO y habilitados por FenixCRM, de manera que, al existir un error entre los servicios suscritos y habilitados y la factura, prevalecerá lo primero y se deberá ajustar la factura.

En caso que las partes acuerden que EL USUARIO cancele el valor del servicio mediante sistema de “pagos recurrentes / mes a mes”, la facturación se hará por anualidades anticipadas y/o                                                 con la periodicidad y monto según la modalidad acordada. EL USUARIO podrá cancelar en cualquier momento la autorización a su entidad financiera comunicándose con el área administrativa de PROSERCOL ASESORES LTDA, EL USUARIO también puede  utilizar un medio de pago diferente previo acuerdo con PROSERCOL ASESORES LTDA  En cualquier caso que EL USUARIO no haga el pago dentro de la oportunidad pactada          o incumpla cualquier obligación a su cargo en virtud de estas especificaciones, o de las disposiciones legales vigentes, PROSERCOL ASESORES LTDA suspenderá el servicio y EL USUARIO no podrá acceder al software, hasta que el USUARIO se ponga nuevamente al día.

Las tarifas se basan en los servicios adquiridos por el tiempo contratado y no en el uso real, de manera que salvo acuerdo expreso en contrario, PROSERCOL ASESORES LTDA. no proporcionará ningún reembolso por el período que EL USUARIO no haya usado el servicio ni por el periodo restante por una suscripción prepaga, en caso que EL USUARIO no desee seguir usando los servicios. De todos modos, las obligaciones de pago por el periodo contratado son no revocables unilateralmente por el usuario y las tarifas abonadas no son rembolsables.

Después de efectuada la compra inicial del software FenixCRM en la modalidad de SaaS (Software como Servicio) FenixCRM continuará facturándole la suscripción según la periodicidad elegida por El Usuario, de acuerdo con las tarifas vigentes hasta que se rescinda este servicio de acuerdo con este documento. La suscripción al servicio tendrá un incremento anual según el IPC anunciado por el gobierno Nacional. Todas las facturas de FenixCRM se le enviarán a usted, o a un contacto de facturación cuyos detalles proporcione usted. El pago de todos los montos especificados en una factura debe hacerse de acuerdo con lo facturado. Los pagos se realizarán a través del Trasferencia Bancaría Cuenta de ahorros banco Davivienda No. 480900029103 a nombre de Productos y Servicios Colombianos Asesores Ltda. Sigla Prosercol Asesores Ltda. Nit 900269400-3.

Cuentas de billetera virtual NEQUI 3124163611 DAVIPLATA 3124163611.

En caso de mora EL USUARIO reconocerá y pagará a FENIXCRM el máximo interés moratorio admitido de acuerdo con el artículo 884 del Código de Comercio y demás disposiciones legales, sobre las sumas adeudadas según los plazos estipulados en la factura, FENIXCRM podrá dar la obligación de plazo vencido y exigir el pago de la totalidad de la obligación, en el evento que la mora se presente en una o más cuotas. De todas maneras, la mora implica la suspensión de todo servicio.

Dentro de la tarifa pactada DE HOSTING con el USUARIO se incluye el uso de un espacio de almacenamiento razonable para las operaciones e información contable y administrativa del mismo que se tasa en 10 Gigabyte; sin embargo, en la medida que la información almacenada por el usuario supere este límite, PROSERCOL ASESORES LTDA procederá a efectuar el cobro adicional por el espacio en exceso utilizado. Es responsabilidad del USUARIO seguir las recomendaciones de uso de espacio que FENIXCRM hace a través de su página web www.FenixCRM.com o comunicaciones que realice al USUARIO para tal fin.

Es posible que de vez en cuando PROSERCOL ASESORES LTDA ofrezca precios preferenciales o descuentos por los productos o servicios, como resultado de planes promocionales, precios de introducción, precios u ofertas de temporada, ofertas masivas, ofertas espontáneas, etc. La elegibilidad de dichos precios preferenciales o descuentos está condicionada a los términos de cada promoción, y salvo disposición en contrario, no tendrán vigencia mayor a treinta (30) días calendario desde su publicación. FENIXCRM se reserva el derecho de suspender o finalizar la promoción o descuento en el caso de que las facturas de esos cargos no se paguen en su totalidad de acuerdo con los plazos y condiciones pactadas.

En el caso que PROSERCOL ASESORES LTDA defina un servicio no facturable, por ejemplo dependiendo el tipo de servicio contratado y la cantidad de clientes que tengan el servicio, etc., estas condiciones comerciales se entenderán temporales y no obligan indefinidamente a PROSERCOL ASESORES LTDA ya que pueden cambiar o se pueden suspender en cualquier momento, caso en el cual PROSERCOL ASESORES LTDA notificará al USUARIO las nuevas condiciones que se definan, directamente o a través del portal (www.FenixCRM.com) y las mismas empezarán a regir en la fecha que se notifique en la comunicación. Tratándose de algún servicio sin contraprestación económica alguna, PROSERCOL ASESORES LTDA se reserva el derecho a eliminar EL USUARIO de la BASE DE DATOS si observa que después de tres (3) meses, EL USUARIO no está haciendo USO del servicio o de la plataforma. En este caso, la información ingresada por EL USUARIO también puede ser eliminada por PROSERCOL ASESORES LTDA.

PROSERCOL ASESORES LTDA se reserva también el derecho de cambiar las tarifas, planes y periodos de cobro publicados en cualquier momento, pero estos cambios no tendrán vigencia retroactiva.

8.- ACTIVACIÓN, RENOVACIÓN, SUSPENSIÓN Y CANCELACIÓN DEL SERVICIO:

Los servicios, aun en el evento que la forma de pago se pacte mediante modalidad de pago recurrente mes a mes, tendrán una vigencia de un año contado a partir de la activación del aplicativo PROSERCOL ASESORES LTDA adquirido por el USUARIO. Al vencimiento del término pactado, el contrato se renovará de manera automática, salvo manifestación expresa y escrito de alguna de las partes con antelación a un mes al vencimiento del contrato o de cualquiera de sus prorrogas. La renovación del contrato se hará por un           período sucesivos e iguales a un año (1), con un incremento para EL USUARIO de acuerdo al empaquetamiento, o funcionalidades adicionales y número de usuarios habilitados con que cuente para este momento el USUARIO; en general el incremento                    será del IPC del año inmediatamente anterior. La renovación de este contrato se facturará en 12 cuotas. La vigencia del contrato no se corre en el caso que el USUARIO no use el servicio, tampoco por cambio de factura o suspensión de servicio por mora en el pago por parte del USUARIO.

Una vez sea verificado el pago exitoso de los servicios suscritos, PROSERCOL ASESORES LTDA habilitará los servicios adquiridos. Si PROSERCOL ASESORES LTDA no recibe el pago completo o no puede confirmar el éxito de una transacción, para una compra nueva, una adición o modificación, o un nuevo periodo de renovación, El USUARIO, no dispondrá del acceso a los servicios contratados. Es decir, en caso que no se paguen o no se renueven los servicios, se procederá a inhabilitar las cuentas de acceso al mismo. En estos casos PROSERCOL ASESORES LTDA no se obliga a mantener indefinidamente la información registrada por los usuarios, reservándose el derecho de eliminar del sistema los recursos aprovisionados por el usuario y cualquier información allí almacenada, sin responsabilidad alguna de PROSERCOL ASESORES LTDA

PROSERCOL ASESORES LTDA se reserva el derecho de no renovar los servicios al vencimiento del periodo contratado, o de modificar o inhabilitar algunas funcionalidades o servicios en cualquier momento, cambiar o descontinuar productos, funcionalidades o servicios, en todo o en parte, sin que haya lugar a pago de indemnización o contraprestación alguna. Si por la modificación introducida EL USUARIO desiste de seguir usando el servicio, podrá manifestarlo así a PROSERCOL ASESORES LTDA. En caso de no renovación y/o que El USUARIO desee cancelar definitivamente un servicio y desee una copia de la información almacenada, usted tendrá hasta treinta (30) días para solicitar a PROSERCOL ASESORES LTDA le habilite provisionalmente (hasta por tres días) el acceso solo para exportar su información a archivos planos, sin responsabilidad o intervención de PROSERCOL ASESORES LTDA.

La falta de renovación del presente contrato libera a PROSERCOL ASESORES LTDA. de toda obligación de prestar los servicios del aplicativo, así como de la garantía sobre el software, y hace responsable al USUARIO de la información ingresada al aplicativo.

9.- USO DEL SERVICIO Y MARCAS:

Al contratar el servicio usted adquiere el derecho de uso del mismo a título personal o de su organización, según sea el caso. El uso de logos, nombres y marcas de PROSERCOL ASESORES LTDA o de terceros, involucradas en el servicio o links a los portales de PROSERCOL ASESORES LTDA, queda totalmente restringido. Ni usted ni ningún tercero podrá hacer uso de ellos sin previa autorización expresa y por escrito del titular legítimo de las mismas.

PROSERCOL ASESORES LTDA puede enviar información a los usuarios sobre productos o servicios propios y/o de terceros, incluso a través del software o del servicio. También puede ofrecer productos y servicios en nombre de terceros y/o proporcionar acceso o enlaces a sitios web propios o de terceros. Si usted decide utilizar productos o servicios de terceros o acceder a sitios de terceros, usted es el único responsable de su selección, revisión de términos de productos por separado, términos del sitio web y políticas de privacidad. PROSERCOL ASESORES LTDA no respalda productos o servicios de terceros.

10.- VERSIONES DE PRUEBA Y OBSEQUIOS

Por regla general los servicios PROSERCOL ASESORES LTDA no se entregan en prueba o sin contraprestación económica alguna. No obstante, si PROSERCOL ASESORES LTDA permite que un usuario suscriba un Servicio en prueba o sin contraprestación económica, esta condición será por una sola vez, por el tiempo expresamente acordado y en defecto de acuerdo, por un periodo no mayor a treinta (30) días calendario, al final de los cuales, si EL USUARIO, sigue haciendo uso del Servicio, este le será facturado y aplicarán las demás condiciones de este documento. En este caso, las versiones en prueba o gratuitas en ningún momento están diseñadas para ser servicios de misión crítica y soportar procesos de negocio de su organización. Tanto los servicios definidos como pruebas o “trials” y aquellos gratuitos no poseen ningún tipo de nivel de servicio en el soporte; sin embargo, usted podrá escalar incidentes mediante el correo electrónico, chat o el medio virtual que defina PROSERCOL ASESORES LTDA, según se describe en la cotización o en la página de soporte de PROSERCOL ASESORES LTDA para obtener respuesta de acuerdo a la disponibilidad.

PROSERCOL ASESORES LTDA se reserva el derecho de descontinuar sin previo aviso cualquiera de los servicios gratuitos o de prueba en el sistema o de cambiar las condiciones de los mismos, o de exigir contraprestación económica en cualquier momento. Cualquier dato que ingresen en el software y cualquier personalización efectuada a los servicios por o para EL USUARIO, durante el período de prueba o gratuito, se perderán permanentemente, a menos que adquiera (a más tardar dentro del periodo de prueba y de acuerdo con el aparte activación, renovación, suspensión y cancelación del servicio) una suscripción a los mismos servicios que aquellos contemplados por la prueba o gratuitos. De todos modos, vencido el periodo de prueba o gratuito o excedido el número de empresas operadas o las condiciones previas, si usted, como usuario decide seguir usando el software, aplicarán las presentes condiciones de uso, tarifas y el pago correspondiente.

En algunas ocasiones PROSERCOL ASESORES LTDA obsequia algunos de sus productos de manera ilimitada sin que esto se trate de una prueba gratuita. En caso tal que PROSERCOL ASESORES LTDA. decida empezar a efectuar un cobro sobre los productos que alguna vez fueron obsequiados, PROSERCOL ASESORES LTDA. dará aviso al Usuario con la debida antelación acerca de dicho cambio y dará un plazo extendido antes de suspender el uso del software. Si el usuario decide no continuar con el servicio por este motivo, el Usuario tiene 30 días para descargar su información a fin de poderla migrar hacia otra plataforma o poderla conservar. PROSERCOL

ASESORES LTDA. no se hace responsable de la información que el Usuario tenga almacenada después de los 30 días que estipula este acuerdo.

11.- GARANTÍA:

Sobre el entendido que ningún servicio, software o aplicativo de computador es infalible, ni está 100% libre de defectos, PROSERCOL ASESORES LTDA. otorga una garantía de funcionamiento sobre el servicio y sobre El Software, que da derecho al USUARIO a la corrección de errores e inconvenientes que se presenten con relación al servicio y al aplicativo contratado por el USUARIO.

Por defectos se entenderán todos los errores del servicio y fallos reproducibles posibles que se den en el aplicativo y todos los fallos sustanciales de los mismos para funcionar de la manera descrita en la documentación correspondiente y que no tengan que ver con circunstancias externas al software o al manejo del usuario. En estos casos el USUARIO comunicará inmediatamente a PROSERCOL ASESORES LTDA la existencia de un error, junto con toda la información del diagnóstico, entorno operativo y demás que resulte relevante relacionada con el error, a fin de permitir a FENIXCRM identificar, aislar y reproducir el error para su corrección.

Dentro de la garantía PROSERCOL ASESORES LTDA se compromete a:

a)  Efectuar las reparaciones adecuadas y oportunas en caso de fallas del aplicativo que el usuario haya contratado por EL USUARIO.

b)    Tramitar y responder en forma diligente, las quejas, peticiones, reclamaciones y recursos presentados por el usuario.

c)  En general, realizar las actividades adecuadas para el desarrollo exitoso del presente documento, desde su órbita de competencia.

11. 1 CONDICIONES DE LA GARANTÍA. - Para la efectividad de la garantía el USUARIO deberá cumplir con las siguientes condiciones:

(a)   No alterar ni ingresar al aplicativo objeto del servicio contratado, por medios diferentes a los propios del sistema o a los realizados directamente por PROSERCOL ASESORES LTDA, ni dañar ni alterar sus archivos de datos.

(b)   Mantener en buen estado de funcionamiento el equipo de cómputo (hardware) para acceder al aplicativo y tener un buen rendimiento (performance) de los equipos, sistemas, internet, etc., para la correcta conectividad y/o para evitar daños de los archivos de datos ingresados al aplicativo.

(c)   Permitir al personal de PROSERCOL ASESORES LTDA la realización de las actividades propias de los servicios de seguimiento, mantenimiento o garantía, aun si es necesario suspendiendo temporalmente el Servicio.

(d)   Mantener vigente y a paz y salvo el servicio.

(e)   Mantener una conexión de internet de banda ancha que permita una buena conectividad con el aplicativo.

(f)   No violar los derechos de autor sobre el aplicativo adquirido o sobre los sistemas operativos necesarios para su uso.

(g)   No incumplir las demás condiciones del Servicio aquí definidos, o en sus modificaciones, en cuanto afecten o puedan afectar el Servicio, así como cualquier otro evento previsto como exclusión de garantía del Software o del Servicio.

En caso de incumplimiento total o parcial de lo previsto en este numeral, PROSERCOL ASESORES LTDA. puede dar por terminada la garantía y no estará obligado a prestar ningún servicio.

PROSERCOL ASESORES LTDA garantiza únicamente la idoneidad y calidad de El Software y del Servicio, ya que no son objeto de su responsabilidad ni la parametrización, ni el manejo, administración, interpretación, uso de la información, ni la administración de claves de usuarios, ni los sistemas operativos, ni la red, ni las aplicaciones o el(los) software desarrollado(s) por terceros que puedan interactuar o no con FenixCRM, ni las bases de datos, ni el hardware, el proveedor de internet, ni en general los equipos o software del USUARIO, ya que todo ellos es de la responsabilidad exclusiva del USUARIO. EL USUARIO dispone de herramientas y funcionalidades que debe usar o administrar bajo sus propios criterios, sin hacer responsable a FENIXCRM por el uso, el no uso, o el abuso que les den sus propios usuarios.

Los aplicativos FENIXCRM y el servicio que se presta son genéricos y estandarizados, en la medida que aplican a una universalidad de necesidades, de manera que FENIXCRM PROSERCOL ASESORES LTDA no está obligado a hacer desarrollos especiales SALVO sean contratados o cambios en el esquema de servicios que brinda a los usuarios, por lo tanto las funcionalidades adicionales que no contenga el aplicativo contratado, aun estando en la Ley vigente o en cambios legislativos, aunque se pueden considerar para futuros desarrollos, no se considerarán un defecto de El Software, y se entienden excluidas de la garantía. En algunos casos el USUARIO deberá correr procesos en herramientas distintas al El Software o validar mediante cruces y/o auditorias la información para incorporar y/o validar el resultado en el mismo.

Los parámetros que por defecto traen los aplicativos y las herramientas adicionales que se incluyan en los aplicativos tales como formatos o ayudas, pueden o no ser usados por EL USUARIO, pero no tienen garantía y no exoneran al USUARIO de la definición de sus propios formatos o validación de resultados, o a asumir un costo adicional por ellos, a la vez que no obligan a FENIXCRM PROSERCOL ASESORES LTDA a mantenerlos, de manera que pueden ser retirados del software en cualquier momento, sin previo aviso.

11.2.- En desarrollo de la garantía sobre el servicio PROSERCOL ASESORES LTDA declara que:

(i)  No modificaremos sus datos.

(ii)   Tendremos acceso a estadísticas básicas de uso del servicio de los aplicativos, así como al conteo de variables del sistema y toda la información pertinente para obtener información de usabilidad y de almacenamiento.

(iii)   En los aplicativos usted podrá encontrar información del software y de nuestros productos o servicios, además, en las notificaciones enviadas vía correo electrónico a través de PROSERCOL ASESORES LTDA a EL USUARIO, o por su conducto a sus clientes. Al usar las funcionalidades como facturación por internet, estados de cuenta, comprobantes de nómina, cotizaciones o cualquier otra funcionalidad o herramienta de PROSERCOL ASESORES LTDA donde exista un proceso de comunicación con el sistema, podrá recibir información del software y de nuestros productos o servicios. EL USUARIO es responsable de la administración y transmisión de los datos personales frente a quien replica esta información o cualquier información o datos incluidos en el aplicativo o recibidos a través de este servicio.

(iv)    PROSERCOL ASESORES LTDA no garantiza que los Servicios cumplirán con sus expectativas o que serán adecuados para un propósito particular del usuario. Para evitar dudas, se excluyen todas las condiciones o garantías implícitas en la medida en que lo permita la ley, incluidas (sin limitación) las garantías de resultados económicos, comerciales, financieros o tributarios, garantías por pérdidas que se quieran imputar al servicio (incluida la pérdida de información, datos, ganancias y ahorros) o daños resultantes, directa o indirectamente, de cualquier uso o dependencia del Servicio o sitio web.

(v)   Si no está satisfecho con el Servicio, su único y exclusivo recurso es rescindir estos términos de conformidad con la Cláusula 8.

12.- LIMITES DE RESPONSABILIDAD:

Usted acepta que PROSERCOL ASESORES LTDA no es responsable por daños directos o indirectos (incluyendo pérdida de utilidades o de oportunidades de negocio), errores u otros agentes nocivos que puedan afectar el servicio, pérdidas o interrupción de operaciones presentados en su empresa o en su sistema personal que pudieran causarse por el uso, abuso o incapacidad de uso de cualquiera de los servicios contratados, incluso si se hubiese notificado a PROSERCOL ASESORES LTDA la posibilidad de dichos daños o pérdidas.

En caso de cualquier disputa relacionada con los Servicios adquiridos, el valor máximo que PROSERCOL ASESORES LTDA reconocerá a usted, no podrá exceder el valor efectivamente pagado por usted en el último año por los mismos servicios. PROSERCOL ASESORES LTDA ofrece unos niveles de servicio diseñados para satisfacer las expectativas de un servicio idóneo y ha diseñado todas sus operaciones con la tecnología, siguiendo los procesos y empleando el personal adecuado para su correcto funcionamiento. Sin embargo, PROSERCOL ASESORES LTDA no garantiza que en algún momento no se puedan presentar interrupciones del servicio, que el sistema estará totalmente libre de virus o posibles ataques de seguridad, ni tampoco por fallas

en telecomunicaciones, internet, comunicaciones electrónicas, corrupción de archivos, pérdida o robo de datos, virus, spyware; entre otras afectaciones, porque el funcionamiento y la disponibilidad de los sistemas utilizados para acceder al software o al servicio, pueden ser impredecibles y pueden interferir ocasionalmente o impedir el acceso a los productos o servicios, tampoco garantiza que el aplicativo o el servicio esta ciento por ciento libre de errores, lo que obliga a los usuarios a contar con planes de contingencia frente a cualquier interrupción o afectación del servicio, o cualquier evento severo pueda afectar o poner en peligro la continuidad del servicio, y deben contar con programas de protección del software y equipos, tales como antivirus, vacunas, firewalls, etc., que además prevengan riesgos de intrusión y de códigos maliciosos.

También, es responsabilidad del USUARIO validar la información y el resultado de las operaciones e informes, mediante la verificación de soportes, las auditorías periódicas y/o cruces de información que minimicen cualquier error del sistema y/o del USUARIO.

El servicio será ofrecido de conformidad con las posibilidades que ofrecen los aplicativos, según sea el caso, aplicativos genéricos que declara conocer y aceptar en toda su integridad el USUARIO.

13.- DISPONIBILIDAD:

PROSERCOL ASESORES LTDA y sus asociados proveen sus servicios utilizando tecnologías y procedimientos de alta calidad que permiten entregar unos estándares de talla mundial para los mismos. Como parte del acuerdo de los servicios suscritos y pagos, usted recibirá una disponibilidad de 99.0%, entendiéndose esta disponibilidad como el tiempo que el servicio estará habilitado para el uso general por parte de los usuarios.

Son excluidos del cálculo de disponibilidad y de cualquier tipo de garantía los tiempos en que el sistema este por fuera de línea debido a:

(i)    Suspensiones por fuerza mayor o que hayan sido planeadas e informadas con antelación;

(ii)  Factores ajenos al control de PROSERCOL ASESORES LTDA o sus asociados;

(iii)      Fallas en su hardware, software, servicio de internet, equipos o canal de comunicaciones;

(iv)     Acciones de sus empleados o terceros con su cuenta de acceso y clave, que generen alguna indisponibilidad del servicio.

(v)   Acciones de hackers, malware, virus, cookies, virus defectuosos, etc.;

(vi)    Una mala configuración por su parte del servicio al no seguir las instrucciones provistas por PROSERCOL ASESORES LTDA;

(vii)    Interrupciones planificadas (que notificaremos en lo posible con por lo menos 8 horas de anticipación a través de los servicios adquiridos), para realizar labores de mantenimiento, actualización y/o soporte de los aplicativos o de los servicios, en lo posible en horas de la noche o de poco tráfico o días no hábiles;

(viii)   Los Servicios pueden estar sujetos a otras limitaciones como, por ejemplo, límites en el espacio de almacenamiento adquirido, volúmenes de transacciones o documentos mensuales, caídas del sistema por parte de nuestros proveedores de infraestructura o hosting y otros casos no expresamente señalados ahora. En estos casos, si usted requiere, puede adquirir un espacio mayor al que habían adquirido inicialmente, asumiendo un costo adicional, según las tarifas.

Si por algún motivo PROSERCOL ASESORES LTDA tiene que interrumpir los servicios por períodos más largos de lo que normalmente esperaría, PROSERCOL ASESORES LTDA hará todos los esfuerzos razonables para publicar por adelantado o inmediatamente se presente la causa que nos obliga a la suspensión, con los detalles de dicha actividad en el sitio web.

A través de nuestros proveedores de hosting mantendremos defensas administrativas, físicas y técnicas adecuadas para la protección de la seguridad, confidencialidad e integridad de sus datos. No obstante, ello no releva al USUARIO de contar con sus propios sistemas o dispositivos de seguridad.

14.- MANTENIMIENTO Y SOPORTE:

PROSERCOL ASESORES LTDA brindará mantenimiento sobre los aplicativos y soporte sobre estos y sobre los servicios adquiridos, en vigencia del periodo contratado, sin costo adicional. Brindará en caso de ser adquirido por el usuario, horas de acompañamiento virtual en las que el usuario decide el plan de capacitación e implementación a seguir en la puesta en marcha de los aplicativos adquiridos, con cargo al usuario de acuerdo a las tarifas vigentes. Los terceros habilitados para ofrecer soporte funcional podrán prestar dichos servicios a los clientes de manera independiente, pero en ningún momento podrán hacer actualizaciones o intervenciones en los aplicativos, PROSERCOL ASESORES LTDA no asume responsabilidad alguna por los mismos ni por la legalidad de las aplicaciones que usen.

Todos los servicios que ofrece PROSERCOL ASESORES LTDA se brindan dentro de los horarios del call center (lunes a sábado hábiles de 7:00 a.m. a 5:00 p.m.), de manera virtual o remota y tendrán un tiempo de respuesta de 2 horas aproximadamente en caso de presentar congestión de usuarios en tiempo de espera de lo contario es inmediata. https://prosercol.fenix-crm.com/public/ticket/index.php

Los usuarios contarán además con acceso al portal de clientes, a través de la página web  de  FenixCRM  (www.CLUB.FenixCRM.com),  por  los  que  podrá  acceder  a capacitaciones en línea, preguntas frecuentes, videos tutoriales, etc.

Tanto los horarios de servicio como las funcionalidades del portal de clientes podrán ser modificados en cualquier momento, sin previo aviso, pero PROSERCOL ASESORES

LTDA hará su mejor esfuerzo para que los usuarios tengan acceso a la información de estas modificaciones.

15.- ACTUALIZACIONES:

PROSERCOL ASESORES LTDA no se obliga a hacer actualizaciones, o mejoras sobre los aplicativos, de manera que el servicio se prestará dentro de los alcances y limitaciones que ofrece actualmente. Las sugerencias que usted haga serán tenidas en cuenta, pero no obligan a PROSERCOL ASESORES LTDA a adoptarlas. Los cambios de ley, en cuanto apliquen a la generalidad de USUARIOS podrán incorporarse a los aplicativos, pero dentro de los plazos que defina PROSERCOL ASESORES LTDA según sus planes de desarrollo de software genérico.